Satış Teklifleri ekranında, daha önce oluşturulmuş tüm teklif belgeleri liste halinde görüntülenmektedir. Ekranın üst bölümünde yer alan filtre alanı aracılığıyla, belirli kriterlere göre teklif belgeleri filtrelenebilir.
Her teklif satırının sol tarafında iki adet ikon bulunmaktadır: Belgeye Git ikonu ile teklif belgesinin detayına gidilebilir, Cari Analiz ikonuna tıklanarak ise Carinin hareketlerine erişilir. Ekranın alt kısmında yer alan “Siparişe Aktar” butonu aracılığıyla, seçilen teklifler toplu şekilde siparişe dönüştürülebilmektedir. Bu işlem, tekliften sipariş sürecinin hızlı ve pratik bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
Siparişe Aktar butonuna ile açılan listedeki tekliflerin tamamı seçilebilir veya belge bazlı seçim yapılarak listele butonuna tıklanır ve seçilen belgelerin satırları listelenmiş olur ardından devam butonuna tıklanır.
Açılan Ekrandan siparişe dönüşecek belgelerin özet ekranı görüntülenmektedir.
Özet ekranında üç farklı seçenek bulunmaktadır.
Yeni Sipariş: Bu seçenek, yalnızca tek bir müşteriye ait teklif siparişe aktarılırken kullanılabilir. Seçildiğinde sistem, ilgili müşteri için yeni bir sipariş oluşturur ve teklif satırlarını bu yeni siparişe aktarır. Mevcut Sipariş: Bu seçenek, aynı müşteriye ait önceden oluşturulmuş bir sipariş bulunması durumunda tercih edilir. Kullanıcı, aktarım yapılacak mevcut siparişi seçerek ilgili teklif satırlarını doğrudan o siparişe aktarabilir. Bir önceki listede seçilen teklifler farklı müşterilere ait olduğunda, sistem otomatik olarak “Her Teklif İçin Farklı Sipariş” seçeneğini işaretli olarak getirir. Bu sayede her teklif, ilgili müşteriye özel ayrı bir sipariş olarak aktarılır ve karışıklıkların önüne geçilir.
Ekranın alt bölümünde yer alan "Aktarılmayan Satırlar Kapatılsın" seçeneği teklif satırlarının aktarım için seçilmeyen satırlarının kapatılmasını sağlar.
“Satırın Aktarılmayan Miktarı Kapatılsın” seçeneği ise teklif satırlarının siparişe aktarım sürecini yönetmek için kullanılır.
Bu seçenek işaretlendiğinde, bir önceki ekrandan belirlenen teklif miktarının yalnızca seçilen kısmı siparişe dönüştürülür. Teklifin tamamı siparişe aktarılmadıysa, aktarılmayan satırlar sistem tarafından otomatik olarak kapatılır. Böylece teklif üzerinde açık kalan satırların kontrolü sağlanır ve gereksiz kayıtların önüne geçilmiş olur.
Siparişe dönüştürülen teklifler, Teklif Listesi ekranında Kapalı (İşlendi) olarak görüntülenir. Bu sayede tekliflerin siparişe aktarım durumu listeden kolaylıkla takip edilebilir ve hangi tekliflerin işleme alındığı hızlı bir şekilde tespit edilir.
Yeni Teklif Oluşturma
Yeni bir teklif belgesi oluşturmak için Yeni butonuna tıklanır. Ardından Seç butonu kullanılarak Belge İşlem Tipi belirlenir. Belge işlem tipi, oluşturulacak teklifin Yurtiçi/Yurtdışı, Alış/Satış ve KDV’li/KDV Hariç gibi kriterlerini otomatik olarak tanımlamak amacıyla kullanılır. Bu sayede sistem, seçilen işlem tipine uygun teklif bilgilerini ön tanımlı şekilde hazırlar ve teklif oluşturma süreci hızlandırılmış olur.
İşlem tipi seçimi yapıldıktan sonra açılan yeni teklif belgesinde, zorunlu alan olarak Müşteri seçimi yapılmalıdır. Müşteri seçiminin ardından, Ekle butonu kullanılarak malzemeler manuel olarak teklife eklenir.
Ekle butonunun yanında bulunan “Malzemelerden Seç” özelliği, teklif oluşturma sürecini hızlandırmak için kullanılır. Bu butona tıklandığında açılan ekranda malzemeler liste halinde görüntülenir.
Filtreler yardımıyla veya filtre vermeden malzemeler satır bazında seçilebilir. Seçilen malzemelerin teklif miktarları girilir ve aktar butonu ile toplu olarak teklif satırlarına aktarılır. Böylece manuel giriş yapılmadan, hızlı bir şekilde teklif içeriği oluşturulmuş olur.
Böylece Teklif Belgesi oluşturulmuş olur. Teklif ekranı sağ alt kısımda teklif belgesine ait tutarsal alanlar ile hesaplanan dip toplam bilgisi yer alır.
Teklif Belgesi İçerisindeki Alt Butonlar
1-Temel İşlemler
1a-Ekran Ayarları
Ekran Ayarları butonu ile açılan pencereden, Teklif Belgesi ekranının üst bölümündeki alanlar isteğe göre gizlenebilir veya gizli alanların görünürlüğü yeniden açılabilir.
Yeni bir düzenleme yapmak için Yeni Şablon butonuna tıklanarak bir şablon oluşturulur. Açılan tablo üzerinden görüntülenmesi veya gizlenmesi istenen alanlar seçilir. Ardından Seç, Kaydet ve Kapat butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.
Bu sayede belge üzerinde yalnızca ihtiyaç duyulan alanlar görüntülenir ve kullanıcıya özel bir ekran düzeni oluşturulmuş olur.
1b-Yazdır
Yazdır butonu kullanılarak teklif belgesi yazdırılabilir. Bu buton içerisinde, sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmuş teklif dizaynları bulunmaktadır.
Mevcut dizaynlar kopyalanabilir, kopyalanan dizaynın adı değiştirilebilir ve içerik üzerinde düzenleme yapılabilir. Böylece kullanıcı, kurumsal ihtiyaçlarına uygun şekilde özelleştirilmiş teklif tasarımları oluşturabilir.
1c-E-Posta Gönder
E-Posta Gönder butonu ile oluşturulan teklif, seçilen çıktı dizaynına göre müşteriye e-posta olarak iletilebilir.
Bu işlem sırasında, E-Posta Gönderme ikonu aracılığıyla sistem, teklifte belirtilen müşterinin cari kartında kayıtlı e-posta adresini otomatik olarak kullanır. Teklif dokümanı, seçilen tasarım biçiminde e-posta ekinde gönderilir. Açılan ekranda mail adresi değiştirilebilir.
Bu özellik sayesinde teklifler, doğru alıcıya hızlı, kolay ve standart bir formatta iletilmiş olur.
1d-Kayıt Bilgileri
Kayıt Bilgileri ekranı, oluşturulan teklif belgesine ait işlem detaylarını görüntülemek için kullanılır. Bu alanda, teklifi ilk oluşturan kullanıcının adı, kayıt tarihi ve saati, ayrıca belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapıldıysa düzenleme zamanı ve düzenlemeyi yapan kullanıcı bilgisi görüntülenir. Bu sayede teklifin işlem geçmişi kolayca izlenebilir ve belge üzerindeki değişikliklerin takibi sağlanır.
2-Fonksiyonlar
2a-Fiyatları Güncelle
Fiyatları Güncelle butonu içerisinde “Fiyat Listelerinden” ve “Son Satış Fiyatlarından” olmak üzere iki seçenek bulunmaktadır.
Fiyat Listelerinden: Bu seçenek kullanıldığında, aktif olarak tanımlı fiyat listesinde yer alan ürünlerin fiyatları teklif satırlarına otomatik olarak getirilir. Sistem, satırda seçilen malzeme için ilgili fiyat listesinde bir kayıt varsa, bu fiyatı doğrudan uygular.
Son Satış Fiyatlarından: Bu seçenek seçildiğinde ise, teklif satırlarında yer alan malzemeler için sistemde kayıtlı en son satış fiyatı otomatik olarak getirilir ve teklif satırları bu fiyatlara göre güncellenir.
2b-Siparişe Aktar
Siparişe Aktar butonu kullanılarak oluşturulan teklif, sistem tarafından otomatik olarak sipariş belgesine dönüştürülebilir. Siparişe Dönüşen teklif ve satırlarının tamamı siparişe aktarıldığında, teklif belgesi tamamen kapanır ve kayıt durumu kapalı(İşlendi) olur.
2c-Siparişe Git
Siparişe Git butonu, teklife bağlı olarak oluşturulmuş bir satış siparişi varsa, ilgili sipariş kayıtlarına doğrudan erişim sağlamak için kullanılır. Bu buton aracılığıyla, tekliften oluşturulan siparişin detayları görüntülenebilir ve kullanıcı, teklif–sipariş ilişkisini kolaylıkla takip edebilir.
3-Excel Aktarım
Teklif Satırları, sistem tarafından desteklenen Excel şablonu aracılığıyla içeri aktarılabilir. Öncelikle, Şablon İndir butonu kullanılarak sistemin belirlediği kurallara uygun Excel şablonu indirilir ve teklif verileri bu şablon üzerinde hazırlanır. Hazırlık tamamlandıktan sonra, Şablondan Aktar butonu ile oluşturulan Excel dosyası sisteme yüklenerek teklif satırları otomatik olarak teklife eklenir.
5-Belgeler
Belgeler butonu aracılığıyla, ilgili teklife ait dosyalar sisteme yüklenebilir.
Yüklenen belgeler yine aynı buton üzerinden görüntülenebilir ve gerektiğinde kullanıcı tarafından indirilebilir.
6-Belge Analizi
Belge Analizi butonu, ilgili teklife ait genel ve özet bilgileri görüntülemek için kullanılır. Bu ekran üzerinden, teklif satırlarında yer alan malzemelerin ne kadarının siparişe aktarıldığı ve kalan miktarların durumu görüntülenebilir. Ayrıca, cari bilgileri (tanımlı kod ve isim), teklifin toplam miktarı, satır sayısı ve benzeri özet veriler de bu alanda listelenir. Bu sayede, teklifin genel durumunu ve siparişe dönüşüm oranını tek ekranda kolaylıkla takip edilebilir.
