Alış Teklifleri

İşletmenin tedarikçilerden mal veya hizmet alımı yapmadan önce fiyat, teslimat süresi ve diğer şartlar hakkında bilgi topladığı süreçtir.Satın alma öncesi fiyat araştırması ve teklif toplama adımıdır.

Satınalma modülünde, belgeler başlığının altından Alış Teklifleri ekranına ulaşabilirsiniz.

Yeni Alış Teklifi

1.Yeni : Yeni bir alış teklifi belgesi oluşturmak için kullanılır. Bu butona tıklayarak yeni bir tedarikçiden teklif kaydı açabilirsiniz.

Belge İşlem Tipleri

2.Yurtiçi Alış : Türkiye içindeki tedarikçilerden yapılan mal veya hizmet alımlarını ifade eder. Döviz tipi genellikle TRY (TL) olur.

3.İhraç Kayıtlı Alış : Malzeme ihracat kapsamında alındığı için KDV istisnası olabilir.

4.Tevkifatlı Alış : Belirli mal veya hizmet gruplarında geçerli olan KDV tevkifatı uygulanan alış türüdür. Örneğin, hizmet alımlarında sıkça kullanılır.

5.Stopajlı Alış : Alım yapılan işlemlerde gelir vergisi stopajı (kesinti) yapılması gereken durumlarda kullanılır. Genellikle serbest meslek veya kiralama işlemlerinde görülür.

6.Yurtdışı Alış(İthalat) : Yurt dışından yapılan alımlarda kullanılır. Döviz cinsinden işlem yapılır (örneğin USD, EUR). Gümrük ve ithalat vergileri bu tür işlemde devreye girer.

7.Taşıma Belgesi(Alış) : Taşımacılık veya nakliye hizmeti alımlarını kaydetmek için kullanılır. Genellikle taşıyıcı firmalardan alınan hizmetler içindir.

8.Yurtiçi Satış İade : Satın alma modülüne ait olmasa da listede görünür. Müşteriye yapılan bir satışın iadesini ifade eder. Satış türü: Satış İade.

9.Seç : Listeden bir belge işlem tipini seçip ilgili alış teklifine uygulamak için kullanılır. Yani hangi işlem türüyle teklif oluşturulacağını belirler.

Alış Teklifi Kayıt İşlemi

1.Teklif Tarihi : Alış teklifinin oluşturulduğu tarih. ERP bu tarihi teklifin geçerlilik süresini ve raporlamaları için kullanır.

2.Teklif Saati : Teklif kaydının oluşturulduğu saat. Zaman bazlı takip veya revizyonlar için önemlidir.

3.Belge İşlem Tipi : İşlemin türünü belirtir (örnek: Yurtiçi Alış, İhraç Kayıtlı Alış, Yurtdışı Alış vb.). Bu seçim, belgeye uygulanacak vergi ve muhasebe kurallarını belirler.

4.Belge Seri : Teklif belgeleri için kullanılan seri kodudur. Belgeleri sınıflandırmak için kullanılır

5.Belge No : Teklifin sistemdeki sıra numarasıdır. ERP otomatik atayabilir veya manuel olarak girilebilir.

6.Para Birimi : Teklifin hazırlandığı para birimi (örneğin: TRY, USD, EUR). Tedarikçi dövizli teklif veriyorsa buradan seçilir veya tedarikçi kartında para birimi seçili ise otomatik gelir.

7.Kur : Dövizli teklifler için geçerli kur oranı. Sistem genellikle TCMB veya manuel kur girişine izin verir.

8.Şirket : Teklifi hangi şirket veya şube adına oluşturduğunu gösterir.

9.Kayıt Durumu : Belgenin mevcut durumu: Taslak, Onaylandı, İptal Edildi vb. Onaylanmadan siparişe dönüştürülemez.

10.Teslimat Plan Tarihi : Tedarikçiden beklenen teslim tarihini belirtir.

11.Kdv Dahil : Teklif fiyatlarının KDV dahil mi yoksa hariç mi olduğunu belirler.

12. Analiz Tipi : Raporlama veya mali analizlerde kullanılmak üzere teklifin türünü sınıflandırır (örnek: Tip 1, Tip 2). Şirket içi analiz amaçlıdır.

13. Depo : Ürünlerin teslim edileceği veya stoklanacağı depoyu belirtir. Malzeme yönetiminde doğru depo seçimi önemlidir.

14.Yuvarlama Tutarı : Faturalarda kuruş farklarını düzeltmek için kullanılır. ERP toplam tutarı bu alandaki değere göre yuvarlayabilir.

15.Para Birimi : Satır veya genel toplam bazında geçerli olacak para birimini gösterir. Genelde ana para birimiyle aynıdır.

16.Açıklama : Teklifle ilgili genel not, tedarikçiye özel bilgi veya iç iletişim için serbest metin alanıdır.

17.Ekle : Teklife yeni bir malzeme veya hizmet satırı eklemek için kullanılır. Her satırda malzeme kodu, miktar, fiyat, KDV vb. bilgiler girilir.

18.Malzemelerden Seç : Bu seçenek, teklif oluştururken herhangi bir satın alma talebine bağlı olmadan doğrudan malzeme kartı üzerinden ürün seçilebilmektedir.Toplu seçim yapılabilmektedir.

19.Taleplerden Seç : Bu seçenek,teklifin önceden oluşturulmuş satın alma taleplerinden seçim yapılabilmektedir.

Alış Teklifi Kayıt İşlemi (Tedarikçiler Sekmesi)

1.Tedarikçİ Kodu: ERP sistemindeki tedarikçi kartında kayıtlı olan benzersiz tedarikçi kodudur. Kod girildiğinde sistem otomatik olarak tedarikçi bilgilerini getirir.

2.Tedarikçi Adı: Teklif alınacak firmanın adı. Kod seçildiğinde otomatik dolar.

3.Ödeme Vade Günü : Tedarikçinin teklifinde belirttiği ödeme vadesini (örneğin 30, 60, 90 gün) gösterir. Muhasebe ve nakit akışı planlamasında önemlidir.

4.Teklif No: Tedarikçinin gönderdiği teklif formu numarasıdır. Bu numara ileride teklif karşılaştırma ekranında referans alınır.

5.Kayıt ID: Sistem tarafından otomatik verilen veri tabanı kayıt numarasıdır. Kullanıcı tarafından değiştirilmez; teknik olarak kayıt takibi için kullanılır.

6.Sil: Seçili tedarikçi satırını siler. Yanlış eklenen veya gereksiz tedarikçiler bu şekilde kaldırılır.

7.Malzeme Analiz Butonu: Malzeme Analiz butonu, alış teklifinde seçilen malzemenin geçmiş verilerinin görüntülenmesini sağlar.

9.Yazdır : Teklifin yazdırılmasını sağlar.

9.E Posta Gönder : Bu ikon, oluşturduğun alış teklifi belgesini sistemden çıkmadan, doğrudan e-posta yoluyla tedarikçiye veya ilgili kişiye göndermenizi sağlar.

10.Ekle : Manuel olarak yeni bir tedarikçi veya teklif bilgisi girmek için kullanılır.

Alış Teklifi Kayıt İşlemi (Tedarikçiler ve Satırlar Sekmesi)

1.Siparişe Dönüşecek Miktar: Tekliflerden hangilerinin satınalma siparişine dönüştürüleceğini belirler. Seçilen miktar kadar sipariş oluşturulur.

2.Seç : Bu kutu işaretlenirse, ilgili teklif kalemi siparişe dönüşür. Yani "bu teklifi kabul ettim" anlamına gelir.

3.Birim Fiyat : Tedarikçinin teklif ettiği birim fiyatı gösterir.

4.Para Birimi : Teklifin hangi para birimiyle verildiğini belirtir (TRY, USD, EUR gibi).

5.Döviz Kuru : Eğer teklif döviz cinsindense (örneğin USD), kullanılan kur oranını gösterir.

6.Kdv Dahil : Teklif tutarına KDV’nin dahil olup olmadığını belirtir. Kutu işaretliyse fiyat KDV dahil demektir.

7.KDV'li Net Tutar (Belge Dövizi) : KDV dahil toplam tutarı, teklifin para birimi cinsinden gösterir.

8.Ödeme Vade Günü : Tedarikçi tarafından teklif edilen ödeme süresini gösterir.

9.Tedarikçi Teslimat Tarihi : Tedarikçinin malı teslim etmeyi planladığı tarihi gösterir.

10.Teklif Teslimat Plan Tarihi : Firmanın kendi teslimat planında belirlediği tarih.

11.KDV(%) : Uygulanan Katma Değer Vergisi oranıdır.

12.KDV'li Net Tutar (YPB) : Yerel para biriminde (genelde TL) KDV dahil toplam tutarı gösterir. Dövizli tekliflerde çevrilmiş tutarı da gösterir.

13.Teklif No : Tedarikçinin gönderdiği teklif formu numarasıdır. Bu numara ileride teklif karşılaştırma ekranında referans alınır.

14.Cari Analiz : Cari Analiz butonu, alış teklifinde seçilen tedarikçinin geçmiş verilerinin görüntülenmesini sağlar.

15.Malzeme Analiz : Malzeme Analiz butonu, alış teklifinde seçilen malzemenin geçmiş verilerinin görüntülenmesini sağlar.

Temel İşlemler

1. Ekran Ayarları: Bu buton ile Alış Teklifine özel Alan Seçici ekranı açılmaktadır. Bu ekranda Yeni Şablon/Liste Düzeni Ekle butonuna basıp kendi şablonunuzu oluşturarak ekrandaki alanları kendi kullanım alanınıza göre özelleştirebilirsiniz.

2. Yazdır: Yazdır butonuyla teklifin çıktısı alınabilir. Açılan ekranda yeni dizayn eklenip tasarımı yapılabilmektedir.

3.Kayıt Bilgileri: Teklifin kayıt bilgilerini tutan ekranı açan butondur.

Fonksiyonlar

1.Fiyatları Güncelle : Bu seçenek, teklifteki ürünlerin fiyatlarını otomatik olarak güncellemek için kullanılır.

2.Seçilenleri Siparişe Aktar : Belgedeki malzeme, miktar, fiyat ve tedarikçi bilgilerini “alış siparişi” formuna aktarır.

3.Siparişe Git : Eğer teklif daha önce siparişe aktarılmışsa, o siparişi görüntülemek için kullanılır.

Excel Aktarım

1. Şablon İndir: Sipariş satırlarının aktarımında gerekli olan excel şablonunu indirmek için kullanılır. Bu butona basıldığında Excel Aktarım Şablonları ekranı açılır. Solda bulunan indir butonuyla sistemde olan excel şablonu indirilmektedir.

2. Şablondan Aktar: İndirilen şablona gerekli veriler girildikten sonra bu verilerin sisteme aktarılmasını sağlar. Bu butona basıldığında Şablondan Aktar ekranı açılmaktadır. Solda bulunan Dosya Yükle butonuyla excel dosyası sisteme yüklenip ve veriler sisteme aktarılabilmektedir.

Belgeler ve Belge Analiz

1.Belgeler: Sipariş ile ilgili belgeleri sisteme yükleyebilmek için bu buton kullanılır. Açılan ekranda yeni butonuna basılarak ilgili belge seçilebilir ve sisteme aktarılabilmektedir.

2.Belge Analiz: Belgenin tüm geçmişini ve bağlantılarını gösteren detaylı izleme ekranıdır.

İşlemler

Kaydet: Teklif kaydeden butondur.

Vazgeç: Vazgeç butonu tekliften çıkılmasını sağlar.

İşlemler - Sil: Teklifin silinmesini sağlayan butondur.

İşlemler - Kopyala: Teklifin kopyalanmasını sağlayan butondur.

İşlemler - Yeni: Yeni teklif girişi ekranının açılmasını sağlayan butondur.