E-Defter

E-Defter gönderimi yapmadan önce kontrol edilmesi gereken ekranları ve gönderim sürecini maddeler halinde açıklayacağım, böylece hatasız bir şekilde E-Defter gönderimi gerçekleştirilecektir.

1. Aşama Dengesiz Muhasebe Fişleri, ekranı kontrol edilir.

Eğer herhangi bir nedenle bir muhasebe fişinde dengesizlik oluşmuşsa, bu fişler listede görüntülenir.

Listede yer alan ilgili fiş seçilerek gerekli düzeltme işlemi yapılır. Eğer verilen tarih aralığında listede herhangi bir fiş listelenmemiş ise bu dengesiz muhasebe fişinin olmadığı anlamına gelmektedir.

2. Aşama Toplu muhasebeleştirme Sistemleri Ekranı kontrol edilir.

Toplu Muhasebeleştirme Sistemleri ekranında, E-Defter gönderimi yapılacak döneme veya aya ait henüz muhasebeleştirilmemiş kayıtlar listelenir. Bu listede yer alan kayıtlar incelenir ve gerekli düzeltmeler yapılır.

3 Aşama Fişlere Madde No Verme ekranından, ilgili dönem veya aya ait filtre verilerek listele butonuna tıklanır, ilgili tarih aralığına ait fişlerin listelenmesinin ardından alt kısımda madde no ver butonuna tıklanarak muhasebe fişlerine madde numarası atama işlemi yapılır.

Bu işlem, E-Defter gönderimi öncesinde fişlerin sıralı, düzenli ve mevzuata uygun şekilde hazırlanmasını sağlar.

E-Defter Ekranındaki Bazı sütunlar ve Açıklamaları:

1.Yevmiye Madde No: Muhasebe fişine sistem tarafından verilen, fişin yevmiye defterindeki sıra numarasıdır.

2.Satır Madde No: Yevmiye maddesi içinde yer alan her satırın (borç/alacak kaydının) sıra numarasını gösterir.

3.Analiz Tipi: İlgili Kaydın hangi Analiz Tipine ait olduğunu belirtir.

4.Fiş No: İlgili fişin sistemdeki benzersiz numarasıdır. Fişleri birbirinden ayırmak için kullanılır.

5.Fiş Tarihi: Muhasebe kaydının işlendiği tarihi gösterir.

6.Fiş Türü: Fişin türünü belirtir (örneğin: Mahsup, Tahsil, Tediye, Açılış, Kapanış vb.)

7.Belge Tarihi:
Muhasebe Kaydını Oluşturan Belgenin kayıt tarihini Gösterir.

8.Belge Sıra No: Fişe bağlı belgenin (örneğin fatura veya dekont) sıra numarasıdır.

9.Hesap Plan Kodu: İşlemin kaydedildiği muhasebe hesabının kodunu gösterir

10.Hesap Plan Adı: Hesap plan koduna karşılık gelen hesabın adıdır.

11.Başlık Açıklaması: Fişin genel açıklamasıdır. Kaydın hangi işleme ait olduğu özet olarak yazılır.

12.Kayıt Durumu: Fişin durumu hakkında bilgi verir.

13.E- Belge Defter Tipi: Kaydın ait olduğu e-defter türünü belirtir.

14.Belge Tipi Açıklaması: İşleme ait belge türünün açıklamasıdır.

15.E-Defter Kullanıcı Adı: E-Defter işlemini yapan veya gönderen kullanıcıyı belirtir.
E-Defter Kullanıcı bilgisi kullanıcılar ekranında E-Defter Kullanıcı Adı Alanından Girilmektedir.

16.Borç YPB: İşlemin borç tutarını, yerel para birimi (YPB) cinsinden gösterir.

17.Alacak YPB: İşlemin alacak tutarını, yerel para birimi (YPB) cinsinden gösterir.

E-Defter ekranında, ilgili aya ait Borç YPB ve Alacak YPB alanlarında yer alan dip toplamlar, sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır. Bu toplamlar, Mizan Raporu üzerinden kontrol edilerek verilerin doğruluğu teyit edilebilir. Böylece, E-Defter gönderimi öncesinde muhasebe kayıtlarındaki olası tutarsızlıklar tespit edilip gerekli düzeltmeler yapılabilir.

18. Detay Açıklama:
Muhasebe fişine ait detay bilgiler kısaca gösterilir.

19. Yevmiye Madde No Oluşturma İşlemi: E-Defter Ekranında alt kısımda yer alan "Yevmiye Madde No Oluşturma İşlemi" butonuna tıklanarak madde numarası verme ekranına gidilerek fişlere madde numarası verilebilmektedir.

4. Aşama Tüm kontroller sağlandıktan sonra E-Defter dosyaları indirilir.

5. Aşama Dosyalar indirildikten sonra E-Defter gönderme uygulaması açılır ve E-Defter Sekmesinden “E-Defter Oluştur” butonuna tıklanır. Firma seçimi yapıldıktan sonra "ileri" butonuna tıklanır.

İleri butonuna tıklandıktan sonra açılan ekranda E-Defter gönderilecek dönem seçilir ileri butonuna tıklanır.

Veri Aktarım alanından Excel CSV Aktarım parametresi işaretlenir daha sonra Başlık dosyası ve satır dosyası Harmony den indirilen CSV dosyalarından seçilir. Başlık kısmına master dosyası satır kısmına detay dosyası seçilerek Aktar butonuna tıklanır.

Aktarma işlemi sonrasında gelen bakiyeler Mizan üzerinden kontrol edilebilir, tutarlar eşit ise mali mühür kontrolü butonuna tıklanır. Buton yeşil yandığında E-Defter oluştur butonuna tıklanır.

E-Defter Oluştur butonuna tıklandığında Yevmiye, Kebir ve Berat dosyaları Sıkıştırılma işlemi sistem tarafından yapılır. İşlem tamamlandığında ilgili dönem oluşturulmuş olacaktır.

Dönem oluşturulduktan sonra Dönemler sekmesinden E-Defter gönderilecek ilgili dönem seçilir ve tekrar dönemler butonuna tıklanır. Açılan Ekrandan “Beratları Gib’e Gönder” butonuna tıklanır, Sonrasında E-Defter gönderme işlemi tamamlanmış olacaktır.

E-Defter gönderim sonrası ilgili aya ait açılan klasöre Dönemi Pdf olarak kaydet butonu ile ve Dönemi sıkıştır kaydet  butonu ile alınan dosyalar ilgili klasöre atılır.

Bilgisayara kayıt edilen klasör içerisinde ilgili aylara ait olan Kebir Defteri, Kebir Beratı ve diğer dosyalar Ice Portalda E-Defter Yükleme alanından dosyalar yüklenerek saklaması sağlanır.